Was hinein darf und was nie

Was Sie in ein KI-Werkzeug eingeben, wird an einen fremden Anbieter übertragen, dort verarbeitet, häufig gespeichert und je nach Vertrag auch zur Verbesserung der Modelle verwendet. Bei kostenlosen Zugängen ist Letzteres die Regel, nicht die Ausnahme.

Damit ist jede Eingabe eine Weitergabe an Dritte, mit allem, was daran hängt.

Das darf nicht hinein

• Personenbezogene Daten: Namen von Kunden, Mitarbeitenden oder Bewerbern, Adressen, Telefonnummern, Krankmeldungen, Gehälter, Bewerbungsunterlagen
• Besonders geschützte Daten erst recht: Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, Herkunft (Artikel 9 DSGVO)
• Geschäftsgeheimnisse: Kalkulationen, Angebotspreise, Konstruktionsdaten, Verträge, Strategiepapiere, ungeschützte Erfindungen. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt nur, was der Betrieb angemessen geheim hält. Wer es in ein Gratis-Werkzeug tippt, kann diesen Schutz verspielen.
• Zugangsdaten: Passwörter, Schlüssel, Tokens, auch nicht "nur zum Testen"
• Daten von Kunden oder Partnern, die Ihnen unter Vertraulichkeit anvertraut wurden
• Interne Dokumente: alles, was Sie einem Wettbewerber nicht geben würden

Ein Bewerbungsschreiben zur Zusammenfassung hochzuladen ist bequem, und es ist zugleich die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Dritten ohne Rechtsgrundlage. Der Bewerber hat dem nicht zugestimmt.

Das ist unproblematisch

• Allgemeine Fach- und Verständnisfragen
• Formulierungshilfe für Texte ohne konkrete Personen- oder Firmendaten
• Öffentlich zugängliche Informationen
• Anonymisierte Beispiele: statt "Kunde Meier aus Freiburg mit Vertrag 4711" einfach "ein Kunde mit einem laufenden Wartungsvertrag"

Anonymisieren heißt wirklich anonymisieren: Wenn aus "unser größter Kunde in der Autozulieferung im Schwarzwald" jeder in der Branche den Namen ableiten kann, ist nichts gewonnen.

Die Faustregel

Würde ich diesen Text auf eine Postkarte schreiben und einem fremden Unternehmen schicken? Wenn nein, gehört er nicht in ein KI-Werkzeug.

Wenn es der Betrieb offiziell einsetzt

Nutzt Ihr Betrieb ein KI-Werkzeug geschäftlich, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, eine geklärte Rechtsgrundlage und eine Regelung, ob Eingaben zum Training verwendet werden dürfen. Das ist Aufgabe der Geschäftsführung. Ihre Aufgabe ist es, sich an die Regelung zu halten und im Zweifel vorher zu fragen. Dann dürfen auch Kundendaten in das freigegebene Werkzeug, aber nur in dieses.

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